Månederne op til firmaflytning
En firmaflytning er en forandringsproces. Lav det meste af forandringsarbejdet i god tid inden selve flytningen. Gennemse disse punkter, så snart I har besluttet jer for at flytte:
Budget, formål og mål
Forbered dig selv og medarbejderne på, hvad formålet med flytningen er, og hvilke mål virksomheden har med projektet. På den måde ser du lettere, hvilke prioriteringer du skal foretage i forhold til budget og ressourcer i flytteprojektet.
Virksomhedsforsikring
Afstem med forsikringsselskabet i forhold til lovkrav og sikringsniveau, samt hvad der kræves for, at jeres virksomhedsforsikring gælder i de nye lokaler.
Gennemgå alarmsystem og sikkerhedsløsning
Det er oplagt at gennemgå virksomhedens sikkerhed i forbindelse med en flytning. Alarmer, sensorer og andre komponenter kan ikke bare rykkes med fra ét lokale til et andet, men skal monteres korrekt og på de rigtige steder. Desuden kan det være, at jeres behov ændrer sig i de nye lokaler. Måske har I ikke tidligere haft videoovervågning, men er jeres lokaler blevet lettere at tilgå, kan det være en god idé.
Et godt råd: Tag kontakt med Securitas allerede nogle måneder inden flytningen, så I kan tage hul på planlægningen af sikkerheden i den nye lokaler.
Oplys om ny adresse
Oplys om flytningen til kunder, leverandører og myndigheder, og meld adresseændring. Undersøg også de nye lokalers posthåndtering (postboks/postkasse).
Ændring og renovering af de nye lokaler
Har I brug for at tilpasse de nye lokaler, så I kan trives og udføre jeres arbejde på en effektiv måde? Hvordan planlægger I at arbejde i virksomheden om en årrække? Dan jer et overblik over renovering, belysning, IT, elstik, møbler, lager og opbevaringsrum.
Inventar
Lav en plan over, hvilket inventar I tager med, og hvad der skal indkøbes.
Markedsføring
Nye lokaler er lig med nye muligheder. Planlæg et åbningstilbud eller en indflytterfest for at skabe glæde omkring projektet. Forbered skilte til facaden samt byggetilladelse i god tid, så virksomheden bliver synlig, så snart I er flyttet ind. Husk at inkludere planlægning af adressen i eksternt informationsmateriale og på jeres website.
Ugerne op til firmaflytning
Overvågningskameraer, tyverialarm og evakueringsplan
Så snart I har adgang til de nye lokaler, kan sikkerhedsleverandøren forberede evakueringsplaner og sikkerheden i lokalerne. Har I Securitas som sikkerhedsleverandør, sikrer vi, at sikkerhedsanordninger som overvågningskameraer, tyverialarm, brandalarmer, brandslukkere og førstehjælpssæt er monteret og klar på indflytningsdagen.
Inventarliste
Lav en inventarliste, der hjælper med at bevare overblikket over flytningen. Mærk alle flyttekasser på en struktureret måde. Udskriv også plantegninger, og afmærk placering til forskellige typer genstande og flyttekasser. Så kan medarbejdere og flyttepersonale tydeligt se, hvilken kasse der skal stå hvor i de nye lokaler.
På flyttedagen
Planlæg ned til mindste detalje
Der er meget, der skal fungere samtidig på flyttedagen. Følg op på alle detaljer omkring flyttedagen i forvejen, og tag ikke noget for givet. Planlæg derefter ansvarsområder for medarbejderne, fx har de IT-ansvarlige sandsynligvis en stor opgave i disse dage. Det kan også være en god idé at forudbestille frokost til alle, der hjælper til med flytningen. Gennemgå også inventarlisten med personale og flyttefirmaet, så alle ved, hvad der gælder for jeres firma.
Sørg for, at alle har fået alarmkoder og kan komme ind og ud, både i de nye og de gamle lokaler på indflytningsdagen. Informér naboer og planlæg detaljerne, før flyttebilerne blokerer en del af gaden på flyttedagen.
Placér en vagt ved indgangen, hvis I har mange værdigenstande.
Et par råd til tiden efter flytningen
Et velfungerende sikkerhedssystem
Et sikkerhedssystem er ikke sikkert, hvis det ikke fungerer. Så det er ekstremt vigtigt med jævne mellemrum at sikre, at sikkerheden fungerer, som den skal. Er du i tvivl om, hvorvidt dit sikkerhedssystem fungerer, som det skal, kan du altid kontakt Securitas, hvis vi er din leverandør.
Fortsæt med at evaluere og ændre
Fortsæt forandringsrejsen også efter flytningen. Trods forberedelser og god planlægning er der stadig ting, der skal håndteres efter indflytningen. Lav løbende opfølgning for at sikre, at I får det bedst mulige ud af jeres nye lokaler.
